Le traitement des candidatures est l’un des process les plus lourds pour les établissements d’enseignement supérieur. En effet, chaque année, des milliers de candidatures sont à traiter en un délai généralement court. Et bien sûr, il est indispensable d’investir dans un outil dédié pour être plus efficace dans la réalisation des différentes tâches. Du traitement des demandes à la sélection des dossiers, il y a aujourd’hui des outils dédiés qui permettent d’optimiser la gestion des candidatures. Nous allons justement en parler dans cet article.
Sommaire :
Un processus de candidatures simplifié grâce à la dématérialisation
La dématérialisation est une innovation qui profite aux établissements d’enseignement supérieur. En effet, elle permet d’automatiser plusieurs étapes et de réduire, voire de supprimer, tous les documents au format papier. Comme expliqué sur ce site, des logiciels dédiés sont créés spécifiquement pour la gestion des candidatures dans l’enseignement supérieur.
Vous pouvez ainsi rationaliser le recrutement des étudiants, faciliter le traitement des dossiers, gérer l’inscription et les admissions. Ils permettent même de fidéliser les étudiants en fournissant un suivi personnalisé répondant aux besoins de chaque contact. Vous allez pouvoir contacter les prospects au bon moment, à chaque étape de leur parcours universitaire.
Un logiciel dédié permet aussi d’avoir une vue d’ensemble sur le parcours universitaire de chacun. Toutes les candidatures et les informations essentielles sur les candidats sont réunies en un seul endroit. Grâce à la dématérialisation, vous n’avez pas à retourner une quantité importante de documents pour retrouver des dossiers ou des informations spécifiques. En quelques clics, vous accéderez à toutes les données, classées généralement par année universitaire.
Le logiciel pour la gestion des candidatures dans l’enseignement supérieur vous aide également à apporter une assistance adaptée dans les différentes étapes de l’inscription. Différents outils sont proposés, comme les rappels, les explications sur chaque étape (signature électronique…), etc.
Des notifications automatisées pour tenir informés les candidats
La gestion de la relation avec les étudiants et les candidats est essentielle dans l’enseignement supérieur. Vous pouvez suivre le parcours de l’étudiant et lui offrir une assistance complète et qualitative. L’inscription est automatisée et la communication avec les différentes parties est facilitée, accessible de partout et à tout moment.
Par ailleurs, vous pouvez automatiser les processus d’inscription. Utilisez le logiciel et les données dont vous disposez sur les étudiants afin d’envoyer des notifications et des rappels. C’est par exemple utile pour leur rappeler la date butoir pour la remise de certains documents, les dates d’entretien, etc. Comme les données sont facilement accessibles et exploitables, vous pouvez envoyer des messages personnalisés aux candidats. Les interactions sont ainsi optimisées.
Candidatures en école supérieure : utilisez les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont aujourd’hui parmi les canaux de communication les plus utilisés, notamment par les jeunes. Vous allez instaurer une communication efficace en les exploitant. Vous pouvez vous servir des réseaux sociaux pour partager des informations sur les candidatures et proposer des liens en ligne vers des sources d’information. Vous pouvez aussi dialoguer avec les étudiants, en répondant à leurs questions, par exemple. Il est aussi possible de les utiliser pour récolter des avis. Comme la gestion des réseaux sociaux se fait très facilement, c’est l’assurance de tenir une communication permanente et efficace.
Les étudiants sont très accros à l’utilisation des réseaux sociaux. Vous vous assurez ainsi que vos messages sont vus à temps par votre cible. N’hésitez pas à intégrer la gestion des communautés parmi vos stratégies.
Un système efficace d’examen des candidatures
Enfin, pour faciliter le processus de traitement et de gestion, nous vous conseillons d’investir dans un système d’examen des candidatures. Les professionnels sont aujourd’hui nombreux à proposer des outils spécifiques, permettant de gérer le traitement des candidatures. Vous pouvez intégrer des critères précis pour faire le tri et détecter les anomalies.
Vous pouvez aussi vous baser sur un référentiel qui vous permettra de prendre des décisions facilement et rapidement. Examiner les candidatures ne prendra pas beaucoup de temps et vous éviterez en même temps les erreurs de jugement, car le choix se fait de la manière la plus juste possible. Afficher ce type de système d’examen de candidatures est un véritable avantage qui vous permettra de vous démarquer de vos principaux concurrents.
Enfin, n’hésitez pas à collaborer avec les prestataires qui peuvent réaliser un outil sur mesure, adapté à vos besoins. De cette manière, vous allez avoir une interface intuitive et efficace. Vous n’aurez pas à faire de concession, c’est le logiciel qui s’adapte à vous pour une performance optimale dans la gestion des candidatures et la communication avec vos équipes.
