Les démarches de progrès des entreprises ont-elles les moyens suffisants pour aboutir ?

Une démarche de progrès ou démarche qualité est un outil de management permettant de placer l’entreprise dans une dynamique de progrès continu. Cette amélioration concerne d’une part le fonctionnement de l’entreprise (qualité interne) et d’autre part celle de ses clients (qualité externe).

Cette démarche se veut rentable et efficace pour l’atteinte des objectifs de la direction. Ainsi, sa bonne tenue est un gage de la pérennité et de l’expansion de la structure. Toutefois, les entreprises font face à de nombreuses exigences pour mener à bien ces projets de transformation. Découvrons les défis liés à la transformation des entreprises.

Le principe des programmes de transformation en entreprise

Quelle que soit l’entreprise, le processus de transformation se met en place suivant le même principe. Ainsi, tous les programmes de progrès, comme ceux de Humanperf Software, se déclinent en différentes étapes clés pour aboutir à la rationalisation de la culture de l’entreprise.

L’expression claire des besoins

Le programme de transformation d’une firme consiste à faire évoluer son fonctionnement, afin de satisfaire à terme des besoins clairement définis sous forme d’objectifs. C’est l’expression des besoins qui établit le périmètre de travail. La démarche de progrès n’est alors pas une fin en soi, mais une méthodologie de travail.

Dans l’optique de bâtir un plan solide, la direction d’une entreprise doit savoir ce qui est nécessaire pour améliorer la qualité interne et la satisfaction du client. Ce plan doit, à chacune de ses articulations, répondre à un besoin pertinent d’un point de vue économique, stratégique et social.

Définitions des séquences d’exécution et évaluation du plan de transformation

À la fin de l’expression des besoins, le programme doit être découpé en étapes, afin d’avoir un programme de suivi-évaluation efficace dans le temps. Chacune de ces étapes du projet répond à un sous-objectif prédéfini, qui devra être évalué sur la base de résultats perceptibles. Il faut toutefois garder une certaine flexibilité pour limiter le risque de blocage du processus.

Ensuite, il faut évaluer la qualité du programme défini. Cette estimation est une étape décisive dans le succès attendu du projet. Une évaluation de qualité repose sur un ensemble de réalisations (sous-projets élémentaires) précises et cohérentes. À ce stade, l’évaluation est d’autant plus précise que le découpage des tâches est fin.

Logiciel pilotage transformation

Programme de gestion des risques

Pour couvrir tous les angles du projet de transformation et bien le coordonner, 2 niveaux de pilotage sont en général nécessaires. On retrouve d’une part le comité de pilotage (COPIL) et d’autre part le comité de projet (COPRO). Le Comité de pilotage se tient :

  • à une fréquence mensuelle ou trimestrielle,
  • avec comme participants : le directeur de programme, les chefs de projet, le sponsor et le représentant des utilisateurs clés,
  • avec pour objet : le suivi du macro-planning, les décisions stratégiques, les décisions go/no go et la gestion des ressources.

Le Comité de Projet quant à lui :

  • a comme participants : le directeur de programme, le représentant des utilisateurs clés et les chefs de projet,
  • se tient à une fréquence hebdomadaire ou bimensuelle,
  • a pour objet : les décisions opérationnelles sur la coordination des projets par le directeur de programme, les actions à mener, les livrables, etc.

À côté de cette excellente coordination, la direction du plan de transformation doit développer des alternatives pour pallier les risques inhérents aux systèmes économiques. Autrement dit, il faut pouvoir anticiper chaque risque et mettre en place une solution de survie du projet en cas de survenance.

Les entreprises donnent-elles suffisamment de moyens à leurs équipes ?

La démarche de progrès dans une entreprise nécessite l’implication de tous les départements et de tout le personnel. Un tel programme, souvent appelé modèle ouvert, confère à l’entreprise de nombreux avantages. Notamment une meilleure agilité due à la prise en compte par le personnel des objectifs prédéfinis.

Grâce à une évaluation plus objective des idées, il en découle aussi une accélération de la diffusion des innovations. De ce fait, les entreprises tiennent compte du personnel dans la définition du plan de transformation. La difficulté réside dans l’accompagnement dont bénéficient les équipes dans le processus de transformation.

Cette évolution demande un supplément de ressources financières pour une nouvelle infrastructure, des techniques pour les utiliser efficacement et s’adapter à la nouvelle culture de l’organisation. Pour mener à bien son projet, l’entreprise doit relâcher sa contrainte budgétaire pour la formation du personnel et l’achat de nouveaux équipements.

entreprises démarche progrès

Cette difficulté empêche l’effectivité de la démarche, surtout pour les entreprises n’ayant pas accès aux crédits nécessaires pour équiper et former leur personnel. Ce problème, moins présent dans les grandes entreprises, est une réelle entrave dans l’expansion des PME.

Une autre raison qui limite la formation du personnel est la libre circulation des travailleurs entre les emplois. Le capital humain que représentent les travailleurs est considéré comme un actif de l’entreprise. L’idée que cet actif puisse aller vers la concurrence et sans mesures sécuritaires réelles limite leur volonté de l’accroître. Ces contraintes réduisent les moyens mis à la disposition des équipes dans le processus de transformation et, par ricochet, limitent l’efficacité des démarches qualité.

Pilotez vos projets de transformation avec les bons outils digitaux

La bonne tenue d’un projet de transformation en entreprise est la résultante d’un pilotage réussi. Celui-ci qui comprend par ailleurs le volet « suivi et évaluation » qui nécessite des outils performants d’aide à la décision. Il s’agit ici des logiciels de calculs et de conceptions de tableaux de bord, ainsi que des tableurs. Dans ce domaine, le logiciel Excel a connu un âge d’or et reste d’actualité. Toutefois, c’est un logiciel qui ne fait pas preuve d’une grande flexibilité ou d’adaptabilité aux besoins particuliers d’une entreprise ou d’une tâche.

De nombreux logiciels assez flexibles sont de plus en plus disponibles et offrent des résultats très intéressants. Certains d’entre eux sont conçus pour des tâches spécifiques et n’exigent aucun effort de programmation. Le principal intérêt de ces outils réside dans la planification et l’exécution rapide des calculs. Ils permettent des évaluations, des prises de décision et des ajustements en temps réel concernant le processus de transformation.

Au regard des avantages en matière de planification, d’évaluation et d’ajustement, le choix des outils digitaux de pointe constitue en lui-même une condition du succès de cette évolution. De nombreux experts accompagnent d’ailleurs les entreprises dans ce choix avec, à la clé, des garanties de performances et de convivialité intéressantes.

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Alexandre Martin : Jeune entrepreneur de 35 ans, je travaille en tant que consultant seo depuis 7 ans. Passionné par le milieu de l'entreprenariat, je veux aider les gens à développer leurs entreprises.